¿Cómo funciona el intercambio? Revisa las distintas etapas

El procedimiento para postular al intercambio es largo, puede tardar entre 7-8 meses entre que postulas y te vas de intercambio. Por ello, en cada etapa estarás acompañado por el equipo de Relaciones Internacionales UDP.

Las distintas etapas, son:

Irse de intercambio es una experiencia única que te permitirá vivir un semestre en el extranjero. Irte de Intercambio, implica tomar la decisión de arriesgarte a conocer nuevas culturas, a desenvolverte en un país distinto, a aprender otro idioma (en algunos casos), en aprender a hacer nuevos amigos, conectar con redes profesionales de distintas partes del mundo, acceder a asignaturas distintas a las que se imparten en la UDP, entre tantas otras cosas.

Irte de intercambio, te desafía a salir de tu zona de confort y buscar herramientas que te permitan crecer personal y profesionalmente, para diferenciarte de tus pares y tener un valor agregado a tu currículum, para cuando salgas de la Universidad.

Si lo que buscas es potenciar tus habilidades y vivir una experiencia inolvidable, el intercambio ¡es una opción para tí!

El proceso de postulación es largo, y puede durar 7-8 meses, por eso, siempre te solicitamos que lo pienses al menos con un año de anticipación.

Existen varios procesos que deberás ir siguiendo, los que parten cuando llenas el formulario de postulación, pero que incluyen diversas etapas y nomenclaturas que debes ir conociendo. Aquí, algunas de ellas:

  1. Postulación interna: Se refiere al proceso de postulación que se realiza en diciembre para los 2dos semestres y en junio para los primeros semestres del año siguiente, en donde se completan los formularios solicitados por Relaciones Internacionales para solicitar un cupo al intercambio.
  2. Nominación: Es el proceso mediante el cual se define, de acuerdo a los cupos disponibles ese semestre, cuál es la Universidad a la que podrás postular para el intercambio. Esto es, entre Enero y Marzo, para los intercambios que se realizan el 2do semestre del año en curso y entre Julio y Agosto, para los intercambios que se realizan el 1er semestre del año siguiente.
  3. Postulación externa: Esto se refiere al envío de la documentación requerida por la Universidad a la que el estudiante ha sido nominado. Todas las Universidades extranjeras tienen sus propios plazos de postulación, pero aproximadamente, esto ocurre: 1) entre marzo y mayo, para los estudiantes que se van de intercambio el 2do semestre, o 2) entre septiembre y noviembre para los estudiantes que se van de intercambio el 1er semestre.Qué documentos debes adjuntar, cómo debes hacerlo y cuándo, es información que se te entregará vía mail a través del coordinador/a de movilidad estudiantil UDP.
  4. Carta de Aceptación: Esto es el resultado de la postulación externa. Es la confirmación de que el estudiante ha sido aceptado en la Universidad extranjera. Desde este minuto, ya eres alumno en dicha Universidad, y por ende, es el minuto en que te puedes contactar con ellos si es que requieres alguna información adicional (Ej. datos de alojamiento, cursos, etc.)
  5. Trámites: Sólo una vez que tengas la carta de aceptación, puedes iniciar los trámites de: VISA de estudiante, pasaje ida y vuelta, alojamiento, etc.
  6. Intercambio: El inicio del intercambio depende de cada Universidad extranjera, y puede durar de 4-5 meses.

Es importante que, mientras estés de intercambio, te mantengas alumno regular, es decir, mantengas al día la situación de matrícula y el arancel. En caso de contar con beneficios socio-económicos (gratuidad, crédito, becas), estos se mantienen cuando estás de intercambio mientras sigas cumpliendo con los requisitos establecidos para cada uno de ellos.

La Universidad extranjera NO se paga. Esto, porque para que te puedas ir de intercambio, existe un convenio bilateral entre ambas Universidades.

Una vez que hayas quedado en el intercambio, es importante que te informes del proceso que viene a continuación. Para ello, y antes de viajar, revisa que tengas todos estos documentos y/o procedimientos:

  1. Pasaporte: verificar fecha de expiración (Debe tener 6 meses extras a lo que dura tu intercambio. Por ejemplo, si tu intercambio es de enero a junio 2019, debe durar hasta diciembre 2019)
  2. VISA de estudiante al día (u obtenerla en el país de destino, como ocurre con algunos países latinoamericanos)
  3. Seguro de salud (OJO: Revisar coberturas)
    • Se recomienda seguro ON Campus, para quienes estén de intercambio en España. Sólo cubre en dicho país.
    • Para algunas Universidades en España, también sirve Cobertis.
    • Algunas Universidades (como las Australianas o la U. Salamanca) tienen su propio seguro. Eso debes revisarlo al momento de postular.
    • Otra opción es buscar en Compara Online.
    • Otra opción es buscar en Compara Click
    • Otra opción es buscar alguno de acuerdo a tu conveniencia, que tenga como mínimo repatriación sanitaria.
  4. Pasajes: revisar itinerario y conexiones. No olivides realizar el check in al menos 48 horas antes de tu vuelo.
  5. Tener alojamiento al momento de llegar y para el periodo de intercambio (también puedes tener una reserva por la primera semana en algún hostal y estando allá buscar un alojamiento definitivo).
  6. Contacto en la universidad anfitriona (mail, teléfono y dirección del Coord. de Relaciones Internacionales).
  7. El día del viaje, llevar una copia de la carta de aceptación, por si te la piden en inmigración.
  8. Mantener siempre la última versión de la propuesta de equivalencia de materias. Guárdala en PDF en tu mail como respaldo.
  9. Condición de Alumno Regular UDP: Recordar a sus apoderados (papá, mamá o tutor/a legal) que deben matricularlos y seguir pagando el arancel UDP durante el semestre que se encuentren en el extranjero.Si no siguen cumplen esta norma, caerán en causal de abandono. La Universidad de destino NO se paga.
  10. Resolución de intercambio: Es el documento que señala que Ud. está de intercambio. RRII lo solicita a los secretari@s de estudio. Puede solicitar una copia a RR.II. a partir de septiembre (Intercambios del 2do semestre) o a partir de marzo (intercambios del 1er semestre).
  11. DATOObtener tarjeta ISIC (Sirve para descuentos y para evitar tener el pasaporte todo el día, así lo guardas en tu alojamiento para que no se te pierda.
  12. Revisar el Reglamento del Estudiante de Intercambio UDP.
  1. Recordar que eres estudiante de la UDP y su comportamiento incide en que podamos seguir enviando estudiantes a las universidades donde ustedes estarán.
  2. No debes tomar ramos en la UDP durante el semestre de intercambio (salvo casos especiales: Enfermería, ramos de práctica, etc. Esto debes revisarlo directamente con tu Secretaría de Estudios).
  3. No olvidar mantener al día situación de matrícula y arancel, o puedes quedar en situación de abandono de tu Carrera.
  4. Si tienes problemas con las asignaturas a cursar, debes elaborar una nueva propuesta de equivalencia de materias. Revisa el apartado más adelante.
  5. Obtener los programas/syllabus de los cursos y pedir timbre en la facultad donde los realizan. ¡¡¡Debes traerlos a Chile!!! Sin ellos, no podrás convalidar ramos al regreso.
  6. Si es posible, traer los certificados de notas porque tardan más de dos meses en enviarlos a Chile. Si no puedes traerlo, llega directo a la Dirección de Relaciones Internacionales UDP, en cuyo caso, serás contactado vía mail para retirarlo.
  7. Solicitar una firma de entrada y salida a la Universidad extranjera. Este documento se debe imprimir, luego se solicita la firma del coordinador de relaciones internacionales de la universidad extranjera (el día de entrada y el de término del intercambio) y luego se entrega en la Dirección de Relaciones Internacionales UDP al regreso del intercambio. Descarga el documento aquí.
  8. Mantener contacto con RR.II. UDP en caso de que necesiten cualquier cosa (monica.maureira@udp.cl o intercambios@udp.cl).
  9. Enviar fotos del intercambio a: intercambios@udp.cl
  10. Usar el grupo en Facebook para apoyo: viajes, datos, alojamiento, etc. Este grupo es sólo para estudiantes que están o se han ido de intercambio UDP.

Durante el semestre de intercambio no debes tomar ramos en la UDP, salvo casos especiales: Enfermería, ramos de práctica, etc. Esto debes revisarlo directamente con tu Secretaría de Estudios.

Recuerda que es posible que tengas alguna dificultad con la toma de ramos, a pesar de haber enviado la propuesta de asignaturas con anterioridad.

Si quieres cambiar alguna asignatura ya aprobada por tu Secretaría de Estudios, ya sea porque te calzan los horarios, no te gustó el profesor, encontraste un mejor horario o un mejor curso, lo que debes hacer es contactarte con tu secretario/a de estudios (con copia a RR.II. UDP) para que juntos revisen qué ramos disponibles tienes para cursar en el extranjero y por cuál ramo se puede convalidar (malla, optativo o CFG).

Una vez que tengas la lista definitiva con las asignaturas que efectivamente estás realizando en el extranjero, con un mínimo de 2 y un máximo de 6 cursos, debes solicitar a tu Secretaría de Estudios una nueva propuesta de equivalencia de materias. Si necesitas de nuevo el word para armar esta propuesta, descárgalo aquí.

El plazo máximo para realizar este proceso es hasta 2 semanas iniciadas las clases en el extranjero.

RECUERDA: La propuesta de equivalencia de materias puede cambiar varias veces, lo importante es que mantengas la última versión hasta el regreso del intercambio, ya que este documento será requerido para iniciar el proceso de convalidación.

  1. Debe existir un cupo en RR.II. UDP. Para ello, debes confirmar vía correo electrónico que no existen estudiantes postulando el siguiente semestre a la misma Universidad.
  2. AVISAR a RR.II. UDP lo antes posible, vía mail a intercambios@udp.cl.
  3. Tener buenas notas en las materias que se están cursando en la Universidad extranjera.
  4. La autorización formal debe ser emitida por la Escuela de origen del estudiante. Una vez que te contactes con RR.II., y exista un cupo para prolongar el intercambio, el estudiante debe comunicar formalmente a su Escuela su objetivo de cursar un semestre extra en el extranjero. Dado que el intercambio es académico, sólo la Escuela puede aprobar esta situación a través de una nueva Carta de la Dirección de Escuela y de la Elaboración de una nueva Propuesta de Equivalencia de Materias.
  5. En caso de que la respuesta de la Universidad de origen sea positiva, debes escribir a RR.II. UDP para realizar la nominación formal a la universidad anfitriona, donde además, se te informarán los pasos a seguir.
  1. Responder encuesta de retroalimentación.
  2. La universidad extranjera enviará las notas directo a la Dirección de Relaciones Internacionales UDP, ya sea vía mail o vía impresa (correo certificado).
    • En caso de que llegue en PDF, se enviará vía mail al estudiante con copia a su Secretaría de Estudios.
    • En caso que llegue impreso, RR.II. te avisará vía mail para que lo retires personalmente. Luego, debes entregar los originales a la Secretaría de Estudios para convalidación.
  3. Desde el 2018-1, las convalidaciones se pueden realizar con el certificado de notas en PDF, siempre y cuando las notas hayan sido enviadas desde Relaciones Internacionales a tu Secretaría de Estudios, como se señala en el punto anterior.
  4. Alumnos de Derecho deben obtener una copia legalizada de sus notas, entregar esta copia al Secretario de Estudios y el original será requerido por la CORTE SUPREMA.
  5. Estudiantes de otras carreras: se aconseja guardar una copia legalizada del certificado de notas para futuros trámites, pero no es obligatorio.
  6. Participar como promotores del intercambio.
  7. Traer la firma de entrada y salida a la Universidad extranjera a RR.II.
  8. Iniciar el proceso de convalidación de ramos (Ver sección más adelante)
  9. Entregar el informe (a quienes tienen beca), en la oficina de RR.II.

La convalidación de ramos es un proceso posterior al intercambio, porque requiere que la asignatura cursada sea aprobada en la Universidad extranjera.

Es un proceso que no se inicia sólo. Cada estudiante debe solicitarlo en su Secretaría de estudios, cuando tenga en su poder 3 documentos:

  1. Propuesta de equivalencia de materias (No se olviden de tenerlo actualizado en la última versión).
  2. Certificado de notas (Pueden traerlo o demora 3-4 meses en llegar a RRII UDP)
  3. Programas (Syllabus) de cada curso que tomaron, timbrado por la U. extranjera (Ya sea por RR.II. o por la Facultad a la cual pertenece dicha asignatura).

Los ramos realizados en el extranjero se convalidan con nota “APROBADO”.

La única razón por la cual se acepta convalidar la nota, es en caso de requerir una nota o promedio para mantener algún beneficio económico que el estudiante posea a través de Bienestar Estudiantil. En dicho caso, el estudiante debe solicitar una constancia de conversión de notas a Relaciones Internacionales UDP.

TODOS los becados deben hacer un informe:

  1. Beca Santander, BCI u otra: Plazo, 1 mes de regreso del intercambio, de acuerdo a formato solicitado por cada beca.
  2. Becas UDP: Es un Word de 2-3 páginas con información relevante (nombre, carrera, ramos que tomaron, experiencia, U. a la que fueron, etc.). Esto se entrega en un máximo de 15 días iniciado el semestre siguiente al intercambio.

Además, deben entregar junto al informe, el certificado de entrada y salida de la Universidad extranjera.